میل باکس به سامانه متصل می‌شود و توسط سامانه اسکن می‌شود ولی باید پروژه‌ای برای تعریف درخواست‌ها وجود داشته باشد زیرا باید کارها در پروژه تعریف شوند. با توجه به توضیحات ارائه شده دو سناریو اصلی وجود دارد. سناریو اول وجود پروژه پیش فرض برای هر میل باکس است و سناریو دوم وجود پروژه مخصوص برای هر درخواست دهنده است.

پروژه پیش فرض برای هر میل باکس¶

پس از تعیین ساختار پروژه‌ها و میل باکس‌ها باید میل باکس‌ها را به پروژه تخصیص داد. برای تخصیص پروژه به میل باکس کافی است از قسمت میز امداد در منوی بیشتر روی همه‌ی پروژه‌های میز امداد کلیک کرد و دکمه‌ی افزودن پروژه را کلیک کرد. پس از کلیک بر روی این دکمه فرمی نمایش داده می‌شود که می‌توان در آن پروژه و میل باکس پیش فرض را انتخاب کرد. و با زدن دکمه ذخیره موارد مربوطه ذخیره خواهد شد. (توضیحات تکمیلی در ادامه این پست ارائه می‌شود.)

پروژه مخصوص درخواست دهنده¶

برای تعریف پروژه برای هر درخواست دهنده (مشتری) کافی است مسیر افزودن پروژه را طی کرد ولی در این مورد نباید قسمت پیش فرض برای میل باکس تکمیل شود و فقط باید قسمت پایینی که مربوط به دامنه‌ها است در آن تعریف شود.

نکات¶

پیش فرض برای میل باکس: این فیلد در صورتی که میل باکس برای یک درخواست دهنده (مشتری) خاص است تکمیل نشود.
میل‌ها، دامنه‌ها و واژه‌های کلیدی در هر پروژه پردازش می‌شوند – همه تنظیمات این قسمت با «یا» از هم جدا می‌شوند به این معنی که اگر یکی از شرایط تعیین شده محقق شود. درخواست در این پروژه ایجاد می‌شود.
واژه کلیدی: در این مثال اگر ایمیلی در هر یک از میل باکس‌های میز امداد دریافت شود و شامل موارد تعریف شده این قسمت باشد ایمیل در این پروژه ایجاد می‌شود.
میل یا دامنه: ایمیل‌های دریافت شده با فیلد from ایمیل اسکن می‌شوند. به عنوان مثال ممکن است چندین ارسال کننده با دامنه mycompany.com وجود داشته باشد یا اینکه یک نفر با ایمیل‌های مختلف درخواست ثبت کند در هر صورت این درخواست‌ها در این پروژه ثبت می‌شوند.

جزئیات تنظیمات پروژه¶

برای دسترسی به تنظیمات مربوط به پروژه دو مسیر وجود دارد یکی مدیریت سامانه | میز امداد | همه پروژه‌های میز امداد | ویرایش و دیگری استفاده تب میز امداد در تنظیمات پروژه است. در قسمت نمایش داده شده موارد زیر وجود دارد.
فرآیند: درخواست‌های جدید در این پروژه در این فرآیند ثبت می‌شوند.
واگذار شده به: درخواست‌های جدید در این پروژه به فرد انتخاب شده واگذار می‌شوند.
همکاران: در خواست‌های جدید در این پروژه دارای همکاران انتخاب شده هستند.
بستن خودکار درخواست‌ها: بسته به گردش کار موجود، می‌توان درخواست‌هایی را که در حقیقت حل شده‌اند و باز هستند را مختومه کرد. مثلاً می‌توان بستن خودکار را برای وضعیت خاص و به روز نشده در زمان مشخص را انتخاب کرد.
زمان‌های قراردادی ماهانه: این مورد برای پروژه‌های مخصوص مشتری کاربرد دارد. در این مورد برای مشتری زمان‌هایی به صورت پیش پرداخت در هر ماه وجود دارد.
مجموع زمان: ممکن است در قرارداد شرطی وجود داشته باشد که در آن زمان‌های باقیمانده هر دوره به دوره بعد منتقل شود. به عنوان مثال اگر مشتری 10 ساعت قرارداد داشته باشد و فروردین از 7 ساعت آن استفاده کرده باشد 3 ساعت باقیمانده به اردیبهشت انتقال می‌یابد.
زمان‌های باقیمانده: در این فیلد نمایش داده می‌شود که به چه میزان زمان باقیمانده است و با کلیک بر روی آیکون قلم می‌توان آن را به صورت دستی صفر کرد.
مجموع تاریخ شروع: زمانی که دوره پیش پرداخت شروع می‌شود.
مجموع دوره: دوره‌ای که پس از آن زمان قراردادی باقیمانده، به دوره بعد منتقل نمی‌شود.